Co się bardziej opłaca: wynajem czy zakup mebli wystawienniczych?

Przygotowanie stoiska firmowego to duże wyzwanie pod wieloma względami, zwłaszcza logistycznym i finansowym. Niemniej jednak dzięki profesjonalnie zaprojektowanej wyspie można skutecznie maksymalizować wyniki sprzedażowe oraz umacniać strategię marketingową. Ułatwieniem w organizacji stoisk jest wynajem mebli wystawienniczych, lecz czy na pewno takie rozwiązanie to doskonała opcja dla każdego przedsiębiorstwa?

Czy warto wynajmować meble na eventy?

Z wynajmu ekspozytorów korzystają głównie firmy, dla których działalność poza swoją siedzibą stanowi jedynie sporadyczne doświadczenie. Jeśli udział w targach, konferencjach czy szkoleniach nie jest regularny – nie warto inwestować w zakup mebli. Również w przypadku jednorazowych akcji promocyjnych np. w galeriach handlowych bądź hipermarketach lepiej sprawdzi się wypożyczenie odpowiednich produktów wystawienniczych. Największy plus takiego rozwiązania to przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy. Po pierwsze, zazwyczaj firma wypożyczająca meble odpowiada za dostarczenie ich do miejsca wskazanego przez klienta – nie trzeba więc zajmować transportem i montażem. Po drugie, wynajem stoisk wystawienniczych jest tańszy niż zakup całego wyposażenia wyspy handlowej lub prezentacyjnej.

Należy jednak pamiętać, że stoiska wypożyczone mogą nie być maksymalnie dopasowane do indywidualnych potrzeb. Ekspozycję produktów trzeba dostosować do gotowych rozwiązań, nie odwrotnie. Trudność sprawia też rebranding ekspozytorów. Firmy zdecydowane na zakup mebli mogą od razu zadbać o to, by znalazły się na nich odpowiednie grafiki z logo, natomiast w przypadku wynajmu możliwość personalizacji obejmuje zwykle tylko elementy wymienne, np. panele graficzne.

Kiedy zakup mebli wystawienniczych to dobra inwestycja?

Firmy cyklicznie uczestniczące w różnego rodzaju wydarzeniach branżowych, a także stale lub sezonowo obecne w przestrzeniach galerii handlowych powinny rozważyć zakup mebli eventowych. Chociaż tego typu inwestycja jest dość kosztowna, w perspektywie długoterminowej okaże się bardziej opłacalna niż systematyczne wynajmowanie ekspozytorów. Co więcej, meble wystawiennicze zamawiane od producentów można dowolnie modyfikować i dzięki temu uzyskać wyspy idealnie przystosowane do prezentowania konkretnej grupy asortymentu.

Pracownik firmy Clever Frame, reprezentującej branżę mebli wystawienniczych, wyjaśnia, że: nowoczesne systemy mebli wystawowych nie sprawiają kłopotów podczas montażu oraz są modułowe i łatwe w transporcie. Firmy nie muszą się więc martwić o dodatkowe wydatki, związane np. ze złożeniem stoiska czy jego przewiezieniem – wszystkie te czynności można wykonać samodzielnie. Nawet duże wyspy ekspozycyjne po demontażu zmieszczą się w samochodzie osobowym. W związku z tym również magazynowanie nie powinno przysporzyć problemów, jednak w razie potrzeby zawsze można skorzystać z usługi przechowywania mebli, którą oferuje wiele firm z branży eventowej. Koszt przechowywania i tak na pewno będzie niższy niż regularnego wypożyczania ekspozytorów.

Podczas zastanawiania się, które rozwiązanie – zakup czy wynajem – będzie bardziej opłacalne należy wziąć pod uwagę nie tylko kwestie finansowe, ale też logistyczne i marketingowe. Warto także pamiętać, że niektórzy producenci mebli eventowych oferują opcje pośrednie, np. leasing systemów wystawienniczych, dzięki któremu można skutecznie optymalizować koszty, bez konieczności rezygnowania z pełnej personalizacji stoiska.